Kusursuz Etkinlik Planlama İçin Bilinmesi Gereken 6 İpucu

İster samimi bir akşam yemeği partisi ister abartılı bir yardım balosu olsun, hepimiz muhteşem bir etkinliğe katılmayı seviyoruz, ancak aslında birini planlamak farklı bir hikaye.

Etkinlik planlaması yorucu, stresli ve nankör bir görev olabilir. İlk etapta bir konsept oluşturmaktan, tedarikçileri araştırmaya, davetiyeleri zamanında teslim etmeye ve etkinlik personelini işe almaya kadar yapılacaklar listesi uzundur – ve bu etkinlik başlamadan bile önce.

dizüstü kahve defteri
Dizüstü bilgisayar, dizüstü bilgisayar, kahve… hadi bunu yapalım. Fotoğraf Rawpixel

Bir sonraki etkinliğinizi planlamayı kolaylaştırmak için 6 ipucu.

1. Konsepti akılda kalıcı, uygun ve ulaşılabilir kılın

Wow faktörü eğlencelidir, ancak unutulmaz bir etkinliğe ev sahipliği yapmak için her zaman parıltı, çekicilik ve büyük bir bütçeye ihtiyacınız yoktur. Olayın nedenini düşünün ve bundan bir konsept oluşturun. Doğum günü veya nişan gibi özel bir olayı mı kutluyorsunuz? Yeni bir ürün mü piyasaya sürüyorsunuz? Harika bir sezon için bir takımı mı tebrik ediyorsunuz?

Bu, uyumlu detaylarla unutulmaz bir etkinlik yaratmak için dekorasyon ve yemeklerden mekan seçimine ve eğlenceye kadar uygulayabileceğiniz bir tema seçmenize yardımcı olacaktır.

meyve ile parti kokteylleri
Yaz partisi? Yaz içecekleri. Fotoğraf Tom Pumford

Aklınızda bazı fikirleriniz olduğunda, gerçeklik kontrolü yapmanın zamanı geldi. Vizyonunuzun şunlardan biri olup olmadığını düşünün:

  • Ulaşılabilir: İster basit bir rustik masa düzeni ister üst düzey bir Gatsby teması olsun, herhangi bir fikri hayata geçirmenin maliyeti ve zamanı vardır. Bütçenizi akıllıca kullandığınızdan emin olmak için planlamaya başlamadan önce dikkatli olun.
  • Uygun: Bazı durumlar tantana gerektirir, diğerleri ince ve abartısız olmalıdır. Düşünerek garip anlardan kaçının.
  • Unutulmaz: (kurgusal) Vogue editörü Miranda Priestly, The Devil Wears Prada’da “Florals for Spring? Çığır açan ”. Mevsimsel temalar biraz yorulabilir, bu yüzden kutunun dışında düşünün. Çağdaş ilham almak için vitrinlere, Pinterest’e veya Instagram’a bakın veya saati geri çevirin ve geçmişten bir patlama için kült filmlere veya eski tarif kitaplarına bakın.

2. Bir liste yapın, iki kez kontrol edin

Başarılı bir etkinlik ayrıntıda gizlidir. Planlamaya başladığınızda, muhtemelen üstte tutmanız gereken kaç şey olduğuna şaşıracaksınız, bu yüzden ne kadar basit görünse de bunları bir yere yazın.

Tarzınız ister defter, ister Google Sheet olsun, satıcılar, önemli tarihler, ödeme koşulları, beslenme gereksinimleri ve LCV’ler için tüm ayrıntıları kolayca geri dönebileceğiniz bir yerde saklayın. Her şeyi hallettiğinizden emin değil misiniz? Bu etkinlik planlama kontrol listesini işaretleyin.

En iyi hazırlanmış planlar bile sapabilir, ancak olası sorunları düşünerek riski yönetebilirsiniz:

  • Hava – etkinliğinizi açık havada mı tutuyorsunuz? Yaz ortasında bile beklenmedik bir hava durumu olur. Şemsiyeler, bir kayan yazı veya acil bir durumda bir iç alan gibi barınak için bir yedek planınız olsun.
  • Zamanlama – Geç (veya erken) çalışan konuklar, personel ve tedarikçiler buradaki sorunlara en büyük katkıda bulunanlardır. Teslimatlar ve önemli zamanlamalar arasında zaman tamponları oluşturmak, beklenmedik çatışmalardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır – hatta biraz dinlenebilirsiniz!
  • Bütçe – kırın ve giderken bir kayıt tutun. Bu makbuzlar toplanıyor! Son dakika değişiklikleri, satıcıların düşmesi veya beklenmedik ekstra konuklar için ‘acil durumlarda’ fonu ayırmak faydalı olabilir.

3. Davetiyeler ve LCV’ler

Günlük olarak Facebook konserleri, partileri, yardım etkinlikleri ve hatta düğün davetiyeleri açılır, ancak hiçbir şey doğrudan gelen kutunuza veya daha da iyisi gerçek posta kutunuza gönderilen kişiselleştirilmiş bir davetten daha fazlasını etkilemez.

Davet üslubu belirler, ancak aynı zamanda etkinlikle ilgili önemli bilgileri de içermelidir. Kulağa aşikar gelebilir, ancak insanların temel ayrıntıları eklemeyi ne sıklıkla unuttuğuna şaşıracaksınız!

En azından şunları kapsadığınızdan emin olun:

  • Tarih
  • Yer
  • Zaman
  • Varsa kıyafet kuralı
  • İletişim detayları
kağıt davetiye origami kuş
Ucuz ve neşeli origami kuş davetiyesi. Fotoğraf Rawpixel

Kendi dijital davetlerinizi oluşturmak için Canva tasarım web sitesini kullanarak maliyetleri azaltın veya LCV’lerin tasarımı, dağıtımı ve yönetimi için Paperless Post gibi bir hizmet kullanın. Çevrimiçi bir sistem, bilgi toplamayı ve misafirlere hatırlatma göndermeyi kolaylaştırır.

Daha dokunsal bir şey mi istiyorsunuz? Yaratıcı ol! Eski bir kartpostaldan, temayla ilgili bir biblo olan bir kutuya, teslim edebilirseniz, bir davetiye olabilir. Gerçekten bir etki yaratmak istiyorsanız, hepsini dışarı çıkarın ve elden davetiyeler teslim edin.

4. Doğru çözümü araştırın

İnsanların etkinliğinize katılmak için ödeme yapıp yapmadıklarına bakılmaksızın, içinde çalışmanız gereken bir bütçeniz olacak.

Akşam yemeği partisi mi düzenliyorsunuz? Her malzemeyi elle sevgiyle seçmek istiyorsanız, bir çiftçi pazarını ziyaret edin ve tedarikçilerle konuşun, ancak zamanınız zorlanırsa çevrimiçi bir süpermarket ihtiyacınız olan her şeyi kapınıza kadar teslim edebilir.

uzun masa yemek tarzı düğün
Uzun masa yemekleri çok sayıda sandalyeye ihtiyaç duyar. Fotoğraf: Sweet Ice Cream Photography

Küçük etkinlikler için servis, stil ve sunum için ihtiyacınız olan parçaları ödünç alabilir veya satın alabilirsiniz, ancak daha büyük etkinlikler için ya mobilyalı bir mekan bulmanız ya da kiralamanız gerekir.

Hakkında düşün:

  • Masalar – Uzun mu? Yuvarlak? Bar? Yok? Bunlar uzaya nasıl sığacak?
  • Oturma – Stil ve konfor
  • Keten – Masa örtülerine ihtiyacınız var mı? Gün içinde ütülemeye ihtiyaçları olacak mı?
  • Sofra takımı, çatal bıçak takımı ve cam eşya – Hangi yiyecek ve içecekleri sunuyorsunuz? Her masada kaç kişi var? Tüm plakalar masalara sığacak mı?
  • Dekorasyon – Basit öğeler mi yoksa eksiksiz mekan tasarımı mı? Kim kuruyor ve paketliyor?
  • Müzik ve duyurular – Bir iPhone’u takıyor musunuz, bir Spotify çalma listesi yayınlıyor musunuz veya canlı müzik mi yapıyorsunuz? Mikrofon ve PA sistemine ihtiyaç duyan herhangi bir konuşma veya duyuru var mı?

Nereden kaynaklanacağına karar verirken teslimat ve temizlik maliyetlerini düşünün – bazı satıcılar bunları kiralama fiyatlarına ekler ve bazıları ek ücretler talep eder.

Etkinliğiniz kar amacı gütmeyen veya yerel topluluk kulübü mekanları içinse ve satıcılar indirim sunabilir, bu yüzden etrafta sorun.

5. Bağlanın

Dijital çağda yaşıyoruz ve insanlar çevrimiçi davetiyeler, etkileşimli haritalar, fotoğraf filtreleri ve daha fazlasıyla ilgilenmeyi bekliyor. Sosyal medya ve dijital araçlar aracılığıyla etkinliğiniz öncesinde, sırasında ve sonrasında misafirlerinizi meşgul etmenin birçok yolu vardır, böylece:

  • Güncellemeler veya değişikliklerden haberdar olun
  • Etkinlik sırasında etkileşim kurun – bir Soru-Cevap, Kahoot gibi bir oyun veya bağış toplama için sessiz bir müzayede yapabilirsiniz
  • Etkinlikten fotoğrafları paylaşın – bir hashtag oluşturun ve insanlara ilgili sosyal medya işleyişlerini bildirin, böylece fotoğraf çekmekten mutlu olduğunuzu bilsinler ve paylaştıklarında sizi etiketleyebilsinler

6. Etkinlik Personeli İşe Alın

Katılımcılar için çift haneye gelir gelmez kendinize bir iyilik yapın ve bazı yardımcılar alın. İster ağır kaldırmayı yapan biri masa ve dekorasyon yapsın, ister bir sunucu olarak hareket etsin, ister daha sonra fazladan bir çift elinizi temizlesin, size etkinliğin tadını kendiniz çıkarma kapasitesi verecektir.

garson holding içecek tepsisi
Kokteyl garsonu, fotoğraf Kate Townsend

Bir arkadaşınıza yardım etmek için bağlanmakta sorun mu yaşıyorsunuz? İlişkiyi kaydedin ve bunun yerine Airtasker’daki etkinlik personelini işe alın.

Daha büyük etkinlikler için yaklaşık olarak ihtiyacınız olacak:

  • Barmen: Bira ve şarap için her 50-75 konuk için bir, kokteyl servis ediyorsanız daha fazla
  • Garsonlar: Bir kokteyl etkinliği için her 50-75 konuk için bir, resmi bir oturma yemeği için her 10 konuk için ikiye kadar
  • Güvenlik Görevlisi: Her 75 misafir için bir (bir mekan kiraladıysanız, bu genellikle şartlar ve koşulların bir parçası olarak dahil edilecektir)

ve tabii ki, daha sonra temizlemeye yardım edecek biri!

Bir cevap yazın